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接打电话的文明礼仪

礼仪常识 时间:2018-04-28 我要投稿
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         接打电话的文明礼仪

  接打电话要“礼貌”、“简沽”和“明了”。在办公室打点好,不可过久占线。

  1.打电话

  在打电话之前,请做一下准备,将所要说的问题和顺序整理-下,这样打起电话来就不会罗嗦或遗漏。

  拨通电话后,应当先自报家门和证实一下对方的身份。如果你找的人不在,可以请接电话的转告。这时可以先说一句:“对不起,能不能麻烦你转告XXX”然后将你所要转告的话告诉对方,最后向对方致谢,并且问清对方的姓名。切不要“咔嚓”一声就把电话给挂了。?#35789;?#20320;不要求对方转告,你也应说一声:“谢谢,打扰你了。”

  如果你打的电话是要通过总机转接的,应对总机值机员说一个“请”字,“请转XXX分机”。

  打电话的时间,要考虑到对方是否方便。最好在早上八时后及晚上十点前,午间最好也不要打电话。

  打电话时,要适当控制声音和语气,不可大声嚷嚷,高声笑谈,也不能一惊一诧,也不能鬼鬼祟祟,无端吸引他人注意,影响他人工作。话筒要轻拿轻放,不宜用力摔挂。

  2.接电话

  当听到电话声响起时,应迅速起身去接,拿起昕筒,可先自报一下家门:“您好!这儿是XXX部门,请讲。”作为接话人,通话过程中要仔细聆听对方的讲话,并及时作答,给对方积极的反馈。通话结束时,接话人应等对方挂上电话后再放下话筒。

  如果电话找其他人,应弄清对方是谁,找谁,以便与其联系,并告知对方“稍等片刻?#20445;?#24182;迅速找接话人。如果呼喊距离较远的人,可用手轻捂话筒,然后再呼喊接话人。如果接话人不在,打电话的人要求你转告的话,你应做好电话记录,记清:1.打电话者的姓名、单位; 2.转告的具体内容; 3.是否需要回电,以及回电号码、时间; 4.对方打电话时的日期、时间。记录完毕后,最好向对方?#35789;?#19968;遍,以免遗漏或记错。

  同时有两个电话接待,而办公室内只有一人时,-般可先接听首先打进来的电话,向其解释并征得同意后,再接昕另一个电话,并让第二个电话留下电话号码,告之稍后主动与其联系。然后再迅速接昕第一个电话。如果两个电话中有一个较另一个更为主要,则应先昕重要的一个,?#35805;?#20808;听长途再昕?#24515;?#30340;、先昕紧急的再昕?#35805;?#30340;。切不可同时昕两个,与一个交谈,而让另一个在线上空等。

  当接到拔错的电话时,应礼貌地告诉对方“您打错了?#20445;?#23545;方若说“对不起?#20445;?#20320;可以回答“没关系,再见!”

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